GEOKTROOIEERDE REKENMEESTERSCHARTERED ACCOUNTANTS    NUUSBRIEFNEWSLETTERNommerNumber2vanof 2010  Motivering en finansiële en nie-finansiële belonings  In hierdie artikel bespreek die skakel tussen motivering en vergoeding, met inbegrip van finansiële en nie-finansiële belonings.                  Betaling vir prestasie Ek het eenkeer ’n interessante gesprek met die eienaar/bestuurder van ’n klerevervaardigings¬maatskappy gehad. Hy het ’n groot en suksesvolle besigheid bedryf wat hoofsaaklik uniforms vir die korporatiewe mark verskaf het. Sommige van sy werkers het hom verras. Hulle het met ’n stukloonstelsel (betaling per item) gewerk en sommige van die baie doeltreffende personeel het nie soveel geproduseer as waartoe hulle in staat was nie. Hulle het aan die begin van die betaaltydperk hard gewerk, maar dan geleidelik minder gewerk. Hy het van hulle verwag om die hele tyd hard te werk, aangesien hulle betaal is vir wat hulle geproduseer het – hoe harder hulle gewerk het, hoe meer is hulle betaal. Hy het verwag dat die beloning van ekstra geld hulle sou motiveer. Motivering is ’n komplekse begrip. Vergoeding is ook kompleks. Individue reageer op verskillende maniere op loonskemas. ’n Eenvoudige verklaring vir die klerewerkergedrag is dat hulle nie net vir die geld gewerk het nie. Hulle het die werksomgewing geniet en die sosiale interaksie wat dit voorsien het. Hulle het daarvan gehou om werk te hê, om in diens te wees, en ja, hulle het ’n sekere vlak van inkomste nodig gehad. Maar wanneer hulle dit bereik het, was daar minder druk om hard te werk. In die lig daarvan dat die eintlike werktaak taamlik eentonig en herhalend was, is dit nie verbasend dat hulle hierdie gedrag vertoon het nie. Drastiese werkontwerp was nodig. Mense dink dat geld ’n motiveerder is. Dit speel wel ’n rol, maar motivering behels veel meer. Verkoopsmense is die klassieke voorbeeld. Die meeste werk met prestasiegebaseerde skemas. Maar wat is een van die hooftemas waaroor verkoops- en bemarkingskonsultante skryf? Jy het reg geraai – hoe om jou verkoopspan te motiveer! Konsultante sou nie motiveringsartikels hoef te geskryf het as finansiële beloning alleen gewerk het nie. Billikheid in vergoedingspraktyke Goeie finansiële en nie-finansiële belonings het positiewe gevolge.Dit is baie belangrik om ’n goed bestuurde vergoedingstelsel in plek te hê. Billike en redelike beloning is noodsaaklik en baie belangrik vir goeie moraal. Ek glo sterk aan die billikheidsteorie van motivering. Eenvoudig gestel kom die teorie daarop neer dat mense moet glo dat hul loon billik is in vergelyking met dié van ander. Wanneer hulle hul salaris en voordele met dié van hul kollegas en medewerkers vergelyk, moet hulle glo dat hulle regverdig vergoed word. As hulle glo dat hul vergoeding nie billik is nie, sal hulle baie gedemotiveerd raak en hul werkprestasie sal daaronder ly. Finansiële en nie-finansiële belonings Ek stem saam met die teorie wat beweer dat dit die aard van die werk is wat belangrik is. Finansiële vergoeding is ’n element waarvan die belangrikheid toeneem wanneer die vergoeding wat ontvang word, nie toepaslik is nie. Nie-finansiële belonings kan baie belangrik wees vanweë hul langtermyneffek. Te veel werknemers staan "los" van hul werk. Dit is weer tyd vir baie organisasies en besighede om hul menslike hulpbronne en bestuurspraktyke in oënskou te neem. Die syfers wat aangehaal word, is nogal onrusbarend.Opsomming Die bestuur moet verseker dat hul organisasies en besighede die volle reeks finansiële en nie-finansiële belonings gebruik wat tot hul beskikking is. Te veel steun op finansiële vergoeding kan tot voortdurende probleme lei. Estate Planning: 10 Reasons Not To PlanIn interviewing clients over the years about their plans for the future or what, if anything, they have done about their estate planning, I have received a number of replies.  Here are the most common:

• We are too busy to plan our lives.
• We are having enough trouble making ends meet now. We will worry about the future later.
• We have thought about writing a will, but we do not know a good estate planning attorney, and we can’t afford it now anyway.
• I have life insurance, so my family will be okay.
• We cannot agree on who would raise our children if something happens to us, so we have done nothing.
• We have been unable to put money away for our children’s education, so we do not know how they will pay for college.
• I am planning to inherit from my parents, so I am not worried about my retirement.
• My spouse and I are having a few problems with communication, so there may not be a future for us.
• I cannot decide how to divide up my estate. I have had problems with my youngest child, and I do not know how to handle her in my will.
• We have been meaning to do something . . . . . .

 Sound Familiar?There are not many people who can honestly say they have a Plan. Maybe they feel it would be to confining to make a plan. The thing is you can always change your Plan. It is not set in stone. Neither is a will. Make it for the circumstances of your life now, and change it in the future. Instead of the Plan controlling you, think in terms of you controlling the Plan.  Feeling Overwhelmed?Small steps may be required here. Don’t try to do everything at once. Just back off from your life for a little while and try to come up with an outline for your Plan. The first step may be to take a walk or a drive or go away for the weekend. Talk your favourite aunt into watching the kids and escape from your life. It may give you a new perspective and set you free from the demands of your everyday life.  The first step is to figure out where you are. Take a good, hard look at your lives. Look at what you have and what you owe. Look at your jobs. Do they fulfil your family’s needs, not just financially, but emotionally? If you are unhappy or stressed out, or spending too much time away from your family, maybe this is not the job for you. Face it, if something were to happen to you, your employer could replace you. Could the same thing be said for your family? Hopefully not.  Talk about everything. I had a client a few years ago who said he and his wife used to plan a weekend every year around their anniversary when they would go away and just talk about their lives. They talked about their children, what they wanted in life, how their jobs were going and any changes they wanted to make. When their lives started going in different directions and they stopped making time for their annual meeting, the marriage started to fall apart.  Maybe you need a little help. There are a lot of things to consider in your Plan. There are always the tax and financial implications. If you do not have a trusted advisor, ask around. Just make certain you are comfortable with the advice you receive. If you do not feel the advisor has your best interests in mind - BACK AWAY. I think the best thing about using an advisor is that you can get mad at him or her and not each other. I always felt it was better for the clients to aim their anger at me, because I did not have to go home with them.  Make a list and prioritise it. Make a list of the things that are important in your Plan. Prioritise your list. Try to figure out when you want to implement the items in your Plan. For instance, maybe you want to try and save for your child’s education. Don’t throw up your hands and say the costs are skyrocketing and there is no way you can ever save enough money. You are right, maybe you can’t, but something is better than nothing. Start small and go from there. Have a little chat with your child. Involve him or her in the planning. There is no law against your child working and helping to save for the education. Emphasise the importance of good grades and possible scholarships. There are a lot of options, it just takes a little planning.  You may be surprised at the rewards that come your way. To quote Charles Dickens, “These are the best of times, these are the worst of times”. By planning, maybe you can take advantage of the “best of times” and help protect yourselves against the “worst of times”. Teresa Scott is a practicing CPA who has survived over 29 tax seasons. She is the President and founding member of Life Plans, Inc., the ultimate everything-in-one-place document organizer and planning system. For more information visit http://www.life-plans.net Mind Your Own Business As professionals and business owners operating in a competitive working environment, we focus our attention on ensuring the financial success and sustainability of our business. We strategise and plan for the future, budget and forecast to determine our potential financial success, implement and measure outcomes to our original strategies and then we start strategising all over again to remain aligned to macro-environmental changes that affect our business.  Throughout our careers we give so much attention to setting and measuring the success of our business goals that most of us can do this in our sleep, yet when it comes to our own personal financial goals and plans, many of us don’t have the faintest idea what it is that we wish to achieve financially. We stumble along year to year, investing a bit here and a bit there, taking out a policy or two, promising ourselves each year that this will be the year that we sort out our personal financial affairs, update our wills, finally get a budget running – but how many of us actually achieve this?  Allow me to create a different picture for you…imagine that you are your own business and that your business is established on the 8 factors of production that we all learnt in Business Economics 101: Your human resources function interacts with the people in your life: your loved ones, your friends and colleagues; your purchasing function ensures that your home is always well stocked and that your family is dressed and fed; your production function (you) goes to work every day and provides a professional service to clients (your employer or your own clients if you own your own business) for a fee; your administration function ensures that your administrative affairs in your home are in order (sometimes this is your bookkeeper, your spouse, or you); your marketing function ensures that you meet the right people in the right environments in order to generate business (be it through networking functions, advertising or referrals) and your public relations function ensures that you brand yourself correctly to create the correct impression and maintain your reputation through integrity and honesty in business. Your finance function should be responsible for budgeting and planning your finances – comparing your income to your expenses, forecasting, determining how your income can be most effectively utilised within your budgetary constraints and calculating profit which can be reinvested for future sustainability.  Lastly, your management function should ensure that long-term goals are established and that a long-term financial plan is in fact in place. This plan should ensure that your business is running optimally from a tax perspective, that your goals are capable of being achieved, that protection is put in place to mitigate any possible risks to achieving your goals and that your investments are currently invested in such a way as to give you the best possible chance of achieving your goals at the lowest possible risk. Your plan should also be reviewed every year to ensure that it remains aligned to your long-term goals and to take changing personal and financial circumstances into account.  Unfortunately however, for many of us, our finance and management functions do not operate at maximum capacity. Our finance department merely receives income and pays expenses with very little planning to achieve long-term investment goals or to mitigate any possible business risks and our management function spends most of its time reacting to circumstances instead of proactively anticipating or planning for them.The end result – a business that never reaches its full financial potential. So today I urge you – make the decision to start investing in your own business – YOU – with the same amount of commitment, enthusiasm and passion that you do in your work space.  Identify your personal financial goals, determine the actions that are needed to set you on the path to achieving these goals, implement the actions and review your strategy every year to keep yourself on track – you owe it to your business and more importantly, you owe it to yourself.   Hoe om jou kontantvloei te bestuur Selfs winsgewende maatskappye kan bankrot speel. Eienaars van beginbesighede glo hierdie waarheid moeilik. Maar hoe gouer jy leer dat wanneer jy nie kontant het nie, jy nie sake kan doen nie, hoe beter is jou kans om te oorleef.  Wins is ’n rekeningkundige beginsel. Jy het kontant nodig en nie wins, om rekenings of lenings te betaal. Verder moet die kontant beskikbaar wees op die regte tyd. As jy elke week rekenings moet betaal maar jou klante betaal jou eers oor 30, 60 of 90 dae, is dit nodig om jou besigheid se kontantvloeiverloop te beplan. Sonder sodanige beplanning sal die maatskappy winsgeleenthede misloop, sy krediet­gradering benadeel en uiteindelik bankrot speel. Maatskap-pye wat vinnig groei, is veral vatbaar vir kontantvloei-ellendes, omdat hulle geneig is om vinniger werknemers aan te stel en voorraad op te bou as wat hul klante betaal. Vir beginners sal baie bankiers nie geteken-de kontrakte as aanvullende sekuriteit vir krediet aanvaar nie. Geld wat op ontvangbare rekenings geleen word, dra ’n hoër rentekoers as ’n standaardlening. Die koste van kontant/rente op lenings is een van die grootste uitgawes wat ’n maatskappy het.Wil jy beheer oorneem oor jou kontantvloei om jou maatskappy se korttermynreputasie te beskerm en dit vir langtermynsukses te posisioneer? Doen dit as volg: 1.     Stel drie planne/begrotings op. Die eerste plan voorspel hoë verkope en lae uitgawes en alles bo verwagting presteer. Die tweede is gebaseer op haalbare verkope en eerlike uitgawes. Die derde spesifiseer hoe om te oorleef as alles verkeerd loop. Die vernaamste aanduiding dat dit nodig is om van die realistiese plan na die oorlewingsplan oor te skakel is ’n skielike of besten-dige daling in verkope.2.     Doen ’n kontantvooruitskatting. Die grootste probleem vir begin-besighede is dat die eienaar versuim om te beplan hoeveel kontant die besigheid deur die jaar nodig het. In haal-en-betaal-besighede soos kleinhandelwinkels word kontant ingevorder op dieselfde dag as wat verkope plaasvind. In ander besighede soos konsultantfirmas geskied betaling gewoonlik oor etlike maande of eers nadat die werk afgehandel is. Maatskappye wat seisoenale produkte of dienste verkoop, kan die meeste van hul inkomste in ’n paar maande verdien en dan moet die kontant die hele jaar hou.Besigheidseienaars moet ook uitgawes voorspel wat nie elke maand verskuldig is nie, byvoorbeeld jaarlikse versekerings-premies. Voorspel maandelikse kontantbehoeftes vir die volgende ses maande of ’n jaar. Vergelyk aan die einde van elke maand die voorspelling met werklike finansiële resultate en pas voorspellings aan, indien nodig.3.     Beheer besteding. Projeksies is net die begin. Hou alle besteding dop. Probeer altyd om genoeg geld in die maatskappy te hou om deur moeilike tye te kom.Nuwe besigheidseienaars kom dikwels in die versoeking om te veel aan nie-noodsaaklikhede te bestee. Hulle huur oordadige kantore en versier dit met duur meubels. Hulle is immers nou maatskappypresidente. Entrepreneurs wat met die oog op die lang termyn sake doen, het egter dikwels nederige kantore of begin in hul motorhuise. Hulle beding huurkontrakte versigtig en verkry kwotasies van verskeie ondernemers om die beste waarde te vind. Sodanige dissipline is makliker as jy ’n begroting of plan het. Ander kostebesparende strategieë: Hou op om produkte te verkoop wat geld verloor en vermy die aankoop van bates wat aansienlike kontantuitgawes verg.4.     Versnel ontvangste. Een van die eenvoudigste maniere om kontantvloei te verbeter is om klante sover te kry om hul rekenings vinniger te betaal. Jy kan afslag aanbied as hulle gouer betaal of ’n laatfooi hef as hulle traag is. Nog beter, vra kontant by aflewering. Wees baie versigtig oor wie ’n oop rekening kry. En as hulle ooit laat betaal, plaas hulle terug op KBA. Sê van die begin af vir klante dat jy met hulle sake wil doen, maar dit nie kan bekostig om hulle vir 30 dae te dra nie. Die meeste mense sal dit verstaan.5.     Hoop salaris op. Indien dit nodig is om ’n positiewe kontantvloei te handhaaf, moet jy dalk sonder ’n salaris bly. (Dit is waarom baie kundiges aanbeveel dat ’n mens eers een jaar se lewens-koste spaar voordat jy jou besigheid begin.) Baie entrepreneurs speel bankrot omdat hulle nie aandag gee aan die finansiële toe-stand van hul besighede nie en daarop aandring om hulself ten alle koste groot salarisse te betaal.6.     Hou voorraad min. Te veel besigheidseienaars koop voorraad op grond van hoop en drome in plaas van wat hulle realisties kan verkoop. Hou jou voorraad so lag as moontlik. Onthou, ’n ver-koopstransaksie waarvoor niemand betaal nie, is nie ’n verkoops-transaksie nie.7.     Vergroot jou arbeidsmag met oordeel. Maatskappye wat vinnig groei, bevind hulle dikwels in kontantvloei­krisisse omdat hulle hul arbeidsmag vergroot op grond van kontrakte wat eers maande la-ter vrugte afwerp. Stel die indiensneming van werkers uit so lank jy kan. Soek eerder na maniere om jou eie produktiwiteit en dié van enige bestaande werknemers te maksimaliseer of oorweeg laerkoste-alternatiewe soos die uitkontraktering van werk aan onafhanklike kontrakteurs.8.     Huur eerder as koop. Toerusting soos rekenaars kan produk-tiwiteit verhoog, maar huur eerder as koop om kontant te be-spaar. Baie maatskappye volg hierdie roete met maatskappy-motors, omdat die huurbetalings belastingaftrekbaar is.9.     Verkoop onnodige bates. As jy bates eerder koop as huur, oor-weeg die verkoop van onnodige toerusting om kontant te verkry. Hierdie “garageverkoping” kan maatskappymotors, voorraad of toerusting insluit.10. Herwin en hergebruik. Moet nooit iets weggooi wat jy weer sal nodig kry nie. Hergebruik lêeromslae, rekenaarskywe en verpak-kingskartonne. As jy suksesvol wil wees, moet jy voor die tyd van begrotings leer. Baie eienaars van beginbesighede het nie finansiële kennis nie en beland mettertyd in die moeilikheid.Soos ek al dikwels gesê het, as dit nodig is, loop klas, woon ’n semi-aar by of koop handleidings en boeke oor terreine waarmee jy nie vertroud is nie. Onthou, die eerste dag wat jy ophou leer, is jou eerste dag sonder ’n besigheid. Newsletter April2010